「社員がChatGPTを勝手に使っているらしい」——この相談は、ここ1年でいちばん増えました。禁止するか、放置するか。どちらでもなく、決めることは3つだけです。10人の会社なら、A4一枚で足ります。
1. 「入れてはいけない情報」を3つ決める
大企業は数十ページのガイドラインを作りますが、10人の会社には要りません。決めるのは「これだけは入れない」という3つです。たとえば、
- お客様の名前・住所・電話番号
- 取引先との契約金額・見積もり
- 社員の個人情報（給与・評価・健康）
この3つを紙に書いて、全員に見せる。それ以外は使っていい、と決める。禁止事項が少ないほど守られます。
2. 「会社のアカウント」で使う
無料版のChatGPTを個人アカウントで使うと、入力した内容がAIの学習に使われる設定になっていることがあります。会社で契約するプラン（月額数千円／人）には、学習に使わない設定があり、誰が何に使ったかも管理できます。10人なら月に2〜3万円。社員が個人スマホで使っている状態より、はるかに安全で安くつきます。
3. 「うまくいった使い方」を月1回、共有する
ルールを決めただけでは使われません。月に1回、朝礼や会議の最後に5分、「先月これに使ったら早かった」を1人が話す。これだけで使い方が広がり、変な使い方も自然に直ります。
私が支援先で見ているのは、「メールの下書き」「議事録の要約」「Excelの関数を聞く」あたりから始まって、3ヶ月後には「お客様からの問い合わせの一次返信案」まで進む会社が多いです。
決めるのは3つ、紙は1枚
- 入れない情報3つ
- 会社のアカウントで使う
- 月1回、5分の共有
これを決めたら、あとは使いながら直せばいいです。最初から完璧なルールを作ろうとすると、決まる前に社員が勝手に使い始めます。