請求書の電子化、10人の会社はどこから始めるか

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「請求書、電子化しないとまずいですよね」。2024年1月以降、よく受ける質問です。答えから言うと、まずいのは電子化していないことではなく、「電子化」という言葉が大きすぎて、何から手をつければいいか分からないまま止まっていることです。

法律が今、社員10人の会社に本当に求めていることは一つしかありません。この記事では、その一つを先に片づけて、残りは急がなくていい理由を書きます。

「電子化」の正体は、法律上は1つだけ

2024年1月から、電子帳簿保存法という法律で「電子取引のデータ保存」が義務になりました。言葉が硬いので言い直すと、こういうことです。メールで届いたPDFの請求書、Webからダウンロードした領収書。こういう「紙ではなくデータで受け取ったもの」は、データのまま保存しておかなければならない。印刷してファイルに綴じて、元のPDFを消す、というやり方が認められなくなった。それだけです。

国税庁が出しているパンフレットにも、「電子取引データが原本ですので、これをそのまま保存してください」と書いてあります（国税庁「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」）。逆に言えば、紙で届いた請求書は、今までどおり紙で保存して構いません。スキャンしてデータにする「スキャナ保存」という制度もありますが、あれは任意です。やらなくていい。

ここを混同している社長がとても多い。「請求書の電子化」と聞いて、自社が発行する請求書を電子にすること、紙の請求書をスキャンすること、会計ソフトと連携すること、この3つを一度に思い浮かべてしまう。法律が求めているのは、そのどれでもありません。「データで受け取ったものを、消さずに持っておく」。これだけです。

最初の一歩は「受け取る側」だけ

ですから、始める場所は決まっています。受け取ったデータの保存です。具体的には、次の3つです。パソコンとその操作説明書が会社にあれば、2期前の売上が5,000万円以下の会社は、これで法律上の要件を満たせます。

• メールやWebで受け取った請求書・領収書のPDFを、消さずにパソコンかクラウドのフォルダに入れる
• ファイル名を「日付_取引先_金額」のように、あとから探せる形にしておく
• 「データを勝手に直したり消したりしません」という社内ルール（事務処理規程）を1枚作って、守る

3つ目の「事務処理規程」が難しそうに聞こえますが、国税庁のホームページにサンプルが置いてあり、会社名と日付を入れれば使えます。専用のシステムを買う必要はありません。パンフレットにも「システム導入が難しくても大丈夫」「ルールを決めて守っていただくことで満たすことが可能」と、はっきり書いてあります。

私の事務所でもやっていることは、これと同じです。受け取ったPDFを一つのフォルダに、日付と相手先と金額の順で名前をつけて入れる。規程は国税庁のサンプルをほぼそのまま使っています。専用の受領システムは使っていません。

売上5,000万円以下なら、「検索機能」は要らない

電子帳簿保存法の説明を読むと、「検索要件」という言葉が出てきます。日付・金額・取引先で検索できるようにしておけ、という要件です。ここで「うちにはそんなシステムはない」と止まってしまう社長が多いのですが、2期前の売上が5,000万円以下なら、この要件は免除されます。社員10人規模の会社の多くがここに入ります。

同じ国税庁のパンフレットに、こうあります。「2課税年度前の売上高が5,000万円以下の方」、または「電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理されている方」は、税務調査のときにデータをダウンロードして渡せるようにしていれば、検索要件は不要。つまり、フォルダに入れてあって、聞かれたら出せる。それで足ります。

売上が5,000万円を超えている会社でも、印刷したものを日付と取引先で整理して綴じてあれば、同じく免除です。先ほど「印刷して元データを消すのはダメ」と書きましたが、印刷すること自体は問題ありません。データを残したうえで紙も綴じておく、という運用でも構いません。

間に合わなくても猶予がある。ただし「消さない」だけは守る

「そうは言っても、規程を作る時間もない」。その場合も、実は救済があります。パンフレットの裏面にある「猶予措置」です。所轄の税務署長が「相当の理由」があると認めれば、上のルールに従って保存できていなくても、データを消さずに持っていて、調査のときにデータと印刷物を渡せれば構わない、という扱いになります。

この「相当の理由」がどのくらい広いかというと、パンフレットの中で税務職員のキャラクターが「人手不足はこれを満たすんだな」と言い、「はい。ほかにも、システム整備が間に合わない、資金不足など、幅広い理由で認められますよ」と答えています。しかも事前の申請は不要です。

ただし、猶予されているのは「規程」や「検索」の部分であって、「データを消さずに持っておく」ことだけは猶予されません。ここが線です。今日からできることは、経理担当の方に「PDFの請求書は、印刷しても元のファイルを消さないで」と一言伝えること。それが最初の、そして法律上いちばん大事な一歩です。

なぜ「発行側」から始めると止まるのか

ここまでが「受け取る側」の話でした。では、自社が出す請求書を電子にするのはいつか。私の答えは「取引先が求めてきたとき」です。急がなくていい。

理由は、発行側の電子化は相手のある話だからです。こちらがPDFで送っても、相手が「紙で郵送してほしい」と言えば、紙を続けるしかない。逆に大手の取引先から「電子で送ってほしい」と言われれば、そのとき対応すれば間に合います。発行側を先に電子化すると、紙を望む取引先の分は紙のまま残り、電子と紙の二本立てになって、かえって手間が増える。順番を間違えると、こうなります。

日本商工会議所が2024年に全国の中小企業約3,100社に行った調査でも、電子取引のデータ保存について「制度を理解できず未対応」と答えた割合が、改ざん防止・検索機能のどちらの要件でも最も多く、会社の規模が小さいほどその割合が高いという結果が出ています（日本商工会議所「中小企業におけるインボイス制度、電子帳簿保存法、バックオフィス業務の実態調査」）。同じ調査で、規模が小さいほど請求書を手書きで作っている割合も高い。つまり、小さな会社ほど「発行を電子にする前に、受け取ったものの保存すらできていない」状態にある。だから順番は、受け取る側が先です。

会計ソフトとの連携は、最後でいい

3つ目の「会計ソフトと連携する」は、いちばん最後です。受け取った請求書のデータを会計ソフトに自動で読み込ませる仕組みは便利ですが、月に受け取る請求書が20枚か30枚の会社であれば、手で入力する時間は月1〜2時間といったところです。それを自動化するために月額の費用と設定の手間をかけるかどうかは、法律とは関係のない、純粋に経営の判断になります。

やるなら、受け取る側の保存が回るようになって、フォルダに半年分くらいデータが溜まってからで十分です。そのころには「月に何枚、どこから来るか」が見えているので、連携させる価値があるかどうかも判断できます。

やる順番は、この3段階

• 今週：受け取ったPDFを消さない。フォルダを一つ作って、日付_取引先_金額で入れる。国税庁のサンプルで規程を1枚作る
• 取引先に言われたら：自社の請求書をPDFで送る。言われるまでは今のまま
• 半年後：フォルダの枚数を見て、会計ソフト連携に費用をかける価値があるか決める

1段階目だけで、法律上は終わっています。2段階目と3段階目は、やってもやらなくても違反ではありません。「電子化しなきゃ」という焦りの大半は、この3つを一つの塊として見ているところから来ています。分けてしまえば、今週やることは1時間で済みます。