読了目安 4分
「田中さんが休むと請求書が出せない」「山田さんしかあのExcelを触れない」——社員10人の会社なら、必ず2〜3人はこういう人がいます。悪いことではありません。ただ、社長がその場所を知らないのが問題です。1時間で見つける方法があります。
紙1枚とペンだけで始める
システムも表計算も要りません。A4を1枚、横に置いてください。左に社員の名前を縦に書き、右に「その人がいないと止まること」を書いていきます。本人には聞かず、社長が思い出せる範囲でいいです。
見つけ方は「先月、誰かが休んだ日」を思い出す
抽象的に考えると出てきません。「先月、○○さんが休んだ日に何が止まったか」「連休明けに誰宛ての電話が溜まっていたか」「年末に誰が最後まで残っていたか」——この3つの質問で、たいてい5〜10個は出ます。
出てきたものを3つに分ける
- 今日明日で止まる：入金確認、請求書、給与計算、主要顧客への返信
- 1週間で困る：仕入発注、シフト作成、税理士とのやりとり
- 1ヶ月は持つ：それ以外
手をつけるのは1番目だけです。3つも4つも同時にやると、社長の時間が消えて終わります。
引き継ぎ書は作らない。「隣の人が1回やる」だけ
引き継ぎ書を作らせると、忙しい本人が書かず、書いても読まれません。代わりに、その業務を隣の人が本人の横で1回やる。それを月に1回。これだけで「あの人しかできない」は「2人できる」に変わります。
ITや自動化はそのあとです。2人でできるようになった業務は、手順が言葉になっているので、自動化の相談もしやすくなります。
1時間でやること
- A4に「名前」と「いないと止まること」を書く（30分）
- 「今日明日で止まる」ものに印をつける（10分）
- その業務を隣の人が1回やる日を決める（20分）